員工人事檔案，是人事檔案的一種類型，是對員工的入職信息、員工簡歷、勞動合同、薪酬調(diào)查、移動等資料管理的統(tǒng)稱。員工人事檔案對公司來說至關(guān)重要，既是任人用人的依據(jù)，也是開展管理的支撐，必要時還能作為法律憑證。因此，HR有必要掌握員工人事檔案的建立方法，以便更好地為公司服務(wù)。

那HR如何建立員工人事檔案呢？

一、清楚員工人事檔案的意義和作用

1.用作決策參考

員工人事檔案可以有效展現(xiàn)企業(yè)人力資源現(xiàn)狀，進而為企業(yè)制定人力資源項目、招聘、培訓(xùn)等決策提供參考

2.用以推動工作變動的展開

企業(yè)實施經(jīng)營策略組織架構(gòu)或崗位調(diào)整時預(yù)先做好相應(yīng)人員的溝通或信息收集，能推動平穩(wěn)和諧地開展各項變革工作

3.用作查缺補漏

員工人事檔案有詳細的員工信息梳理，可以方便用人部門從檔案管理中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有管理的不足和遺漏，以便及時查缺補漏，規(guī)避風(fēng)險。

4.用作法律憑證

員工人事檔案可以為企業(yè)處理員工的有關(guān)問題提供依據(jù)和憑證。

二、員工人事檔案涵蓋的內(nèi)容

員工人事檔案的內(nèi)容主要包括：

（一）證件材料

1、本人身份證復(fù)印件

2、本人1-2寸照片

3、學(xué)歷證明復(fù)印件

4、職稱證明復(fù)印件(特別是特殊工作，比如說水電工等)

5.評定專業(yè)技能的考績

（二）勞動合同

包括勞動合同、競業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議等

（三）履歷材料 包

括個人簡歷表、履歷表、員工登記表等

（四）培訓(xùn)材料

包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、專項研討會等

（五）異動材料

包括員工入職、員工離職、員工晉升、薪酬變更等

注：

1.由于員工檔案記錄員工個人在職信息，應(yīng)該進行保密管理，還要注意信息變動后的更新。

2.在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

三、管理建議

1.與《勞動法》、《勞動合同法》等條例相關(guān)的人事行為應(yīng)以紙質(zhì)檔、電子檔的方式留存。

2.員工人事檔案要統(tǒng)一保存，由專項部門專項保管

3.遵循條理清晰、完整真實、精確實用、系統(tǒng)規(guī)范、動態(tài)更新的原則

4.建立數(shù)據(jù)安全級別，如只讀、編輯、隱藏等

5.所有紙質(zhì)檔案應(yīng)有員工的簽字或手印蓋章

以上為員工人事檔案相關(guān)信息的總結(jié)和羅列，實際操作還需HR具體情況具體分析。