在企業(yè)當中，職工是非常重要的基礎(chǔ)，而在日常運作當中，都會面臨很多的人事變動，這都是需要HR去進行處理的，并且在用工的整個過程中，需要HR幫助企業(yè)遠離其中的用工風險，如果你沒有時間研讀各種相關(guān)法律，那么你至少要保證企業(yè)中以下各種法律文件是完備的。接下來就為大家介紹八份HR必備法律文件，讓HR幫助企業(yè)減少用工過程中的糾紛。

• 勞動合同

員工入職都是需要簽訂勞動合同的，這是非常重要的第一環(huán)節(jié)，如果沒有與員工簽訂合同，那么企業(yè)將每月支付員工二倍工資。企業(yè)至少應準備三份合同，包括：固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同，有需要的企業(yè)還應備一份非全日制用工勞動合同。

第二、集體合同

集體合同的作用在于當企業(yè)和員工出現(xiàn)一些用工標準、報酬上等標準約定不明確產(chǎn)生爭議的時候可以進行界定，一份完備的集體合同可以避免很多不必要的勞動糾紛。員工的勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律、勞動定額、法律法規(guī)規(guī)定的其他內(nèi)容等。

第三、職工名冊

職工名冊是記錄員工在職的記錄，因此可以在產(chǎn)生勞動爭議時作為有力的證據(jù)，也可以避免不必要的行政罰款。職業(yè)名冊包括員工姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內(nèi)容。

第四、勞動合同簽收單

根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，與職工簽訂了勞動合同之后，還需要給職工留有一份，而勞動合同簽收單可以證明已經(jīng)將合同送給員工，同樣可以減少不必要的賠償風險。簽收單內(nèi)容包括勞動合同文本編號、員工姓名、身份證號碼、所屬部門、具體崗位、入職時間、合同期限、簽約時間、勞動合同簽收時間、員工簽收、備注等內(nèi)容。

• 職位告知書

每個人在企業(yè)中的職位都是固定分配好的，企業(yè)注意一定要提供職位告知書并且主動告知，忽略這個容易導致發(fā)生因“欺詐”而導致勞動合同無效并賠償員工損失的法律風險。告知書內(nèi)容包括工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬等。

第六、入職登記表

職工入職的時候一定要填入職登記表，上面記錄著職工的基本信息，如果在入職時存在不實或欺詐，將成為日后用人單位解除勞動合同的重要證據(jù)。登記內(nèi)容主要包括員工與前用人單位勞動合同解除情況、競業(yè)限制、健康狀況、學歷、職業(yè)資格、知識技能、工作經(jīng)歷、家庭住址、主要家庭成員構(gòu)成等。

第七、解除、終止合同通知書

解除、終止勞動合同是結(jié)束員工與用人單位之間關(guān)系的唯一途徑，解除、終止勞動合同的具體時間是計算工資、加班費、經(jīng)濟補償金數(shù)額的重要依據(jù)。解除合同內(nèi)容包括員工名稱、解除或終止勞動合同的原因、解除或終止勞動合同的日期、交接手續(xù)辦理的流程和時限、用人單位蓋章、員工簽收等。

第八、勞動合同續(xù)簽意向書

勞動合同期滿后的企業(yè)的續(xù)訂條件以及員工的續(xù)訂意向是判斷用人單位是否要支付經(jīng)濟補償?shù)闹匾獦藴?，一份書面的文件能真實的反映雙方的意向，避免日后不必要的勞動糾紛。主要內(nèi)容包括員工名稱、原勞動合同到期時間、續(xù)簽勞動合同與原勞動合同區(qū)別、答復期限等。

在公司的正常運作當中，人力資源管理是很關(guān)鍵的一部分，HR要做好的就是保證這些HR必備法律文件是完善和完備的，可以在企業(yè)發(fā)生勞資糾紛時作為證明之用，但并不是只要做好這8份文件準備就萬事大吉了，還有如保密協(xié)議、競業(yè)禁止合同、服務(wù)期協(xié)議等法律文件在此沒有展開。每個企業(yè)HR都應根據(jù)企業(yè)自身狀況制定出專用的法律文件，并加以妥善保存，避免不必要的勞動糾紛和法律風險。