COVID-19大流行是最終的游戲規(guī)則改變者，它徹底改變了許多事情，尤其是商業(yè)。作為回應(yīng)，大多數(shù)公司都在為員工實施在家遠(yuǎn)程辦公的安排，這樣他們就能保持工作的正常進(jìn)行。

除了所有關(guān)于在線詐騙和電子郵件釣魚的警告外，還有另一個陷阱在等著你：如果沒有一個合法的遠(yuǎn)程辦公管理制度，你的努力可能會給你帶來意想不到的重大法律問題。

創(chuàng)建一個無懈可擊的制度，合理的遠(yuǎn)程辦公管理制度不僅能讓員工在異地工作時保持正常工作狀態(tài)，還能避免遠(yuǎn)程辦公可能帶來的潛在法律問題。

下面是你在起草遠(yuǎn)程辦公管理制度時需要注意的5個法律陷阱：

一、遠(yuǎn)程辦公的員工最明顯的一個問題是，很難知道他們實際上辦公了多少時間。

如果你的工人是領(lǐng)工資但沒有加班費(fèi)，這沒什么大不了的:不管他們在家工作了多少小時，他們的工資都是一樣的。但如果你的員工是按小時計酬的，而且有資格加班。即使你指示你的員工每周工作不超過40個小時，如果他們這樣做了，他們?nèi)匀粦?yīng)該得到加班費(fèi)。而當(dāng)他們不在辦公室的時候，要密切關(guān)注他們的活動就明顯更加困難了。

但是有一些方法可以讓他們保持在正確的軌道上。在每天遠(yuǎn)程辦公的開始，詢問員工將從事什么工作，和誰一起工作，以及他們在什么時間工作。

另一個好主意是，設(shè)定員工不應(yīng)該查看電子郵件、登錄電腦或做任何與工作相關(guān)的普通活動的時間。

二、遠(yuǎn)程辦公者很容易成為“眼不見心不煩”的員工。但是這種不受歡迎的管理習(xí)慣會產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。

例如，假設(shè)你的遠(yuǎn)程辦公者主要是照顧孩子的婦女和需要在家工作的殘疾員工。

如果你不為這些遠(yuǎn)程辦公的員工提供與在職員工同樣的支持和晉升機(jī)會，你可能會面臨一些棘手的訴訟，為了避免這種情況，你的政策應(yīng)該討論遠(yuǎn)程辦公的員工的培訓(xùn)權(quán)、晉升權(quán)和可見度。

三、保障工作環(huán)境的義務(wù)。員工不在辦公室工作并不意味著不需要為他們的健康和安全負(fù)責(zé)。

在允許員工在家工作之前，應(yīng)該確定遠(yuǎn)程員工的工作環(huán)境是否適合完成工作，并且不會帶來任何不適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險。

記?。喝绻麊T工在工作中受傷了，即使他們不在辦公室里，你仍可能面臨法律后果。

四、數(shù)據(jù)安全問題。當(dāng)員工開始在辦公室之外和移動設(shè)備上做工作時，一大堆新的安全問題就會冒出來。

為了幫助控制潛在的入侵，最好限制遠(yuǎn)程辦公員工打印或下載機(jī)密文件的能力。

提醒遠(yuǎn)程辦公者在公共場所工作的安全隱患也是一個好主意。

五、你還需要在你的政策中說明的是，當(dāng)公司或工作場所關(guān)閉時，遠(yuǎn)程辦公者應(yīng)該做什么，例如，由于天氣事件或停電。

如果有些員工在公司還沒開門的時候就開始工作，那么這些員工很有可能被拖欠工資。明確在這種情況下對遠(yuǎn)程辦公人員的期望是很重要的。允許員工在家工作的一個大問題是，其他人也會希望這樣做。

這個話題在最近就業(yè)法先進(jìn)實踐研討會上被提出。一個與會者問道:“我們的一位經(jīng)理開始更頻繁地在家遠(yuǎn)程辦公。我們不贊成，但我們能做些什么呢?”

位于美國威斯康星州麥迪遜市的Foley & Lardner LLC的律師丹?卡普蘭(Dan Kaplan)提出了這種胡蘿卜加大棒的獨(dú)特方式。

卡普蘭建議:“告訴他，大多數(shù)人喜歡偶爾到辦公室來一趟，以避開吠叫的狗和哭鬧的孩子?！薄暗绻闆r沒有好轉(zhuǎn)，紀(jì)律是有秩序的——尤其是如果這份工作沒有指定做場外工作?！?/p>

8條通用規(guī)則：

雖然這五個方面往往會讓你陷入法律麻煩，但以下是每一項好的管理制度都應(yīng)該涵蓋的八個通用規(guī)則領(lǐng)域。

1、資格：確定哪些職位適合遠(yuǎn)程辦公，并在你的政策中說明。如果您沒有與遠(yuǎn)程兼容的職位，從一開始就聲明，消除任何關(guān)于遠(yuǎn)程辦公的未來請求或查詢。

2、可用性：如果允許遠(yuǎn)程辦公，則應(yīng)該在策略中列出可用性預(yù)期。無論是規(guī)定上午9點(diǎn)到下午5點(diǎn)的嚴(yán)格工作要求，還是讓員工設(shè)定自己的時間表，都應(yīng)該納入政策中。

3、反應(yīng)能力：:定義遠(yuǎn)程辦公員工是否需要立即對同事做出反應(yīng)，并指定應(yīng)該使用何種交流模式。

4、測量工作效率：遠(yuǎn)程辦公政策應(yīng)該指定如何測量員工的工作效率。

5、設(shè)備：遠(yuǎn)程辦公者需要合適的工具來完成他們的工作。因此，公司需要說明他們愿意為這些員工提供什么設(shè)備。例如，如果他們希望員工提供自己的電腦，那么他們需要指定這一點(diǎn)。

6、技術(shù)支持：指定將為遠(yuǎn)程辦公人員提供哪些技術(shù)支持。概述遠(yuǎn)程辦公員工在遇到技術(shù)困難時應(yīng)該做什么，這樣就有了行動計劃。

7、物理環(huán)境：為了健康和安全，一些公司希望或要求在遠(yuǎn)程辦公之前，雇員的物理環(huán)境得到批準(zhǔn)。

8、安全性：在公共場所遠(yuǎn)程辦公時必須非常小心，必須制定規(guī)則以確保電子安全及妥善處理紙張。

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