COVID-19大流行是最終的游戲規(guī)則改變者，它徹底改變了許多事情，尤其是商業(yè)。作為回應，大多數(shù)公司都在為員工實施在家遠程辦公的安排，這樣他們就能保持工作的正常進行。

除了所有關于在線詐騙和電子郵件釣魚的警告外，還有另一個陷阱在等著你：如果沒有一個合法的遠程辦公管理制度，你的努力可能會給你帶來意想不到的重大法律問題。

創(chuàng)建一個無懈可擊的制度，合理的遠程辦公管理制度不僅能讓員工在異地工作時保持正常工作狀態(tài)，還能避免遠程辦公可能帶來的潛在法律問題。

下面是你在起草遠程辦公管理制度時需要注意的5個法律陷阱：

一、遠程辦公的員工最明顯的一個問題是，很難知道他們實際上辦公了多少時間。

如果你的工人是領工資但沒有加班費，這沒什么大不了的:不管他們在家工作了多少小時，他們的工資都是一樣的。但如果你的員工是按小時計酬的，而且有資格加班。即使你指示你的員工每周工作不超過40個小時，如果他們這樣做了，他們仍然應該得到加班費。而當他們不在辦公室的時候，要密切關注他們的活動就明顯更加困難了。

但是有一些方法可以讓他們保持在正確的軌道上。在每天遠程辦公的開始，詢問員工將從事什么工作，和誰一起工作，以及他們在什么時間工作。

另一個好主意是，設定員工不應該查看電子郵件、登錄電腦或做任何與工作相關的普通活動的時間。

二、遠程辦公者很容易成為“眼不見心不煩”的員工。但是這種不受歡迎的管理習慣會產(chǎn)生嚴重的后果。

例如，假設你的遠程辦公者主要是照顧孩子的婦女和需要在家工作的殘疾員工。

如果你不為這些遠程辦公的員工提供與在職員工同樣的支持和晉升機會，你可能會面臨一些棘手的訴訟，為了避免這種情況，你的政策應該討論遠程辦公的員工的培訓權、晉升權和可見度。

三、保障工作環(huán)境的義務。員工不在辦公室工作并不意味著不需要為他們的健康和安全負責。

在允許員工在家工作之前，應該確定遠程員工的工作環(huán)境是否適合完成工作，并且不會帶來任何不適當?shù)娘L險。

記住：如果員工在工作中受傷了，即使他們不在辦公室里，你仍可能面臨法律后果。

四、數(shù)據(jù)安全問題。當員工開始在辦公室之外和移動設備上做工作時，一大堆新的安全問題就會冒出來。

為了幫助控制潛在的入侵，最好限制遠程辦公員工打印或下載機密文件的能力。

提醒遠程辦公者在公共場所工作的安全隱患也是一個好主意。

五、你還需要在你的政策中說明的是，當公司或工作場所關閉時，遠程辦公者應該做什么，例如，由于天氣事件或停電。

如果有些員工在公司還沒開門的時候就開始工作，那么這些員工很有可能被拖欠工資。明確在這種情況下對遠程辦公人員的期望是很重要的。允許員工在家工作的一個大問題是，其他人也會希望這樣做。

這個話題在最近就業(yè)法先進實踐研討會上被提出。一個與會者問道:“我們的一位經(jīng)理開始更頻繁地在家遠程辦公。我們不贊成，但我們能做些什么呢?”

位于美國威斯康星州麥迪遜市的Foley & Lardner LLC的律師丹?卡普蘭(Dan Kaplan)提出了這種胡蘿卜加大棒的獨特方式。

卡普蘭建議:“告訴他，大多數(shù)人喜歡偶爾到辦公室來一趟，以避開吠叫的狗和哭鬧的孩子。”“但如果情況沒有好轉，紀律是有秩序的——尤其是如果這份工作沒有指定做場外工作?！?/p>

8條通用規(guī)則：

雖然這五個方面往往會讓你陷入法律麻煩，但以下是每一項好的管理制度都應該涵蓋的八個通用規(guī)則領域。

1、資格：確定哪些職位適合遠程辦公，并在你的政策中說明。如果您沒有與遠程兼容的職位，從一開始就聲明，消除任何關于遠程辦公的未來請求或查詢。

2、可用性：如果允許遠程辦公，則應該在策略中列出可用性預期。無論是規(guī)定上午9點到下午5點的嚴格工作要求，還是讓員工設定自己的時間表，都應該納入政策中。

3、反應能力：:定義遠程辦公員工是否需要立即對同事做出反應，并指定應該使用何種交流模式。

4、測量工作效率：遠程辦公政策應該指定如何測量員工的工作效率。

5、設備：遠程辦公者需要合適的工具來完成他們的工作。因此，公司需要說明他們愿意為這些員工提供什么設備。例如，如果他們希望員工提供自己的電腦，那么他們需要指定這一點。

6、技術支持：指定將為遠程辦公人員提供哪些技術支持。概述遠程辦公員工在遇到技術困難時應該做什么，這樣就有了行動計劃。

7、物理環(huán)境：為了健康和安全，一些公司希望或要求在遠程辦公之前，雇員的物理環(huán)境得到批準。

8、安全性：在公共場所遠程辦公時必須非常小心，必須制定規(guī)則以確保電子安全及妥善處理紙張。

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