近年來，隨著我國市場經(jīng)濟的建立與發(fā)展，戶籍制度和人事制度都獲得了很大的改革。而與之相關的人事檔案工作，也發(fā)生了巨大的變化，如遺棄檔案、人檔分離等現(xiàn)已成為社會普遍存在的一種現(xiàn)象，雖然檔案在許多人眼中的作用逐漸被弱化了，但也并不代表檔案能隨意丟棄不管。

眾所周知，檔案記載了一個人的成長軌跡，包括身份、黨團組織關系、學歷、經(jīng)歷、職稱、能力、性格、工作作風、思想政治表現(xiàn)等方面，具有重要的憑證價值與參考價值。個人轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等都需要檔案來證明，可以說它的作用仍然是無法被取代的。若沒有檔案，那么單位和個人的權益都無從得以保障。所以作為一名HR，對于人事檔案的作用是有必要了解知道的。下面給大家講講，人事檔案對企業(yè)單位和個人這兩個方面的重要作用。

一、對用人單位的作用

檔案對用人單位而言，主要作用是體現(xiàn)為單位的人事部門提供一個依據(jù)。因為檔案是一個人歷史的真實記錄，通過檔案能清楚了解員工過去的工作軌跡，經(jīng)驗教訓總結，為領導科學決策和科學管理提供參考。現(xiàn)在越來越多的企業(yè)為了能夠做到知人善用，肯定是需要全面、準確地去了解員工，一般都會通過考察現(xiàn)狀和查閱檔案材料中一些資料。特別會將檔案中的學業(yè)成績及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。

而企業(yè)單位在用人的過程當中形成的定級、調(diào)資、晉升、獎懲、任免等多方面的呈報、審批材料都會進行匯總，歸入該員工的檔案當中去，以此來作為考核依據(jù)。因此，企事業(yè)單位在人員的錄用、晉級、考核上，都會通過檔案來考察其德、能、勤、績等情況，以便能夠全面詳盡地了解員工的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到重要參考作用。據(jù)了解，在新的《勞動合同法》實施以后，單位用人變得更加謹慎，而嚴把人才進口關則成為現(xiàn)在單位降低勞動成本、減少勞動風險的不二選擇防范措施。

二、對個人的作用

據(jù)悉，從目前的情況來看，在檔案的憑證、參考等諸多作用之中，普通大眾仍然是通過檔案來作為重要的憑證。這主要是因為檔案本身具有的真實性、原始性，再加上它具有其它任何材料無法替代的依據(jù)和憑證作用，所以它具有非常強的法律效益。

綜上所述，人事檔案不僅僅能夠為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時還可以為個人切身利益服務，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。

所以對于個人來說，不管是在就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審，還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等手續(xù)，都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。由此可知，人事檔案的作用十分巨大。