近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立與發(fā)展，戶籍制度和人事制度都獲得了很大的改革。而與之相關(guān)的人事檔案工作，也發(fā)生了巨大的變化，如遺棄檔案、人檔分離等現(xiàn)已成為社會(huì)普遍存在的一種現(xiàn)象，雖然檔案在許多人眼中的作用逐漸被弱化了，但也并不代表檔案能隨意丟棄不管。

眾所周知，檔案記載了一個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡，包括身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、能力、性格、工作作風(fēng)、思想政治表現(xiàn)等方面，具有重要的憑證價(jià)值與參考價(jià)值。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等都需要檔案來(lái)證明，可以說(shuō)它的作用仍然是無(wú)法被取代的。若沒(méi)有檔案，那么單位和個(gè)人的權(quán)益都無(wú)從得以保障。所以作為一名HR，對(duì)于人事檔案的作用是有必要了解知道的。下面給大家講講，人事檔案對(duì)企業(yè)單位和個(gè)人這兩個(gè)方面的重要作用。

一、對(duì)用人單位的作用

檔案對(duì)用人單位而言，主要作用是體現(xiàn)為單位的人事部門提供一個(gè)依據(jù)。因?yàn)闄n案是一個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)檔案能清楚了解員工過(guò)去的工作軌跡，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供參考?，F(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)為了能夠做到知人善用，肯定是需要全面、準(zhǔn)確地去了解員工，一般都會(huì)通過(guò)考察現(xiàn)狀和查閱檔案材料中一些資料。特別會(huì)將檔案中的學(xué)業(yè)成績(jī)及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。

而企業(yè)單位在用人的過(guò)程當(dāng)中形成的定級(jí)、調(diào)資、晉升、獎(jiǎng)懲、任免等多方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)進(jìn)行匯總，歸入該員工的檔案當(dāng)中去，以此來(lái)作為考核依據(jù)。因此，企事業(yè)單位在人員的錄用、晉級(jí)、考核上，都會(huì)通過(guò)檔案來(lái)考察其德、能、勤、績(jī)等情況，以便能夠全面詳盡地了解員工的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到重要參考作用。據(jù)了解，在新的《勞動(dòng)合同法》實(shí)施以后，單位用人變得更加謹(jǐn)慎，而嚴(yán)把人才進(jìn)口關(guān)則成為現(xiàn)在單位降低勞動(dòng)成本、減少勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的不二選擇防范措施。

二、對(duì)個(gè)人的作用

據(jù)悉，從目前的情況來(lái)看，在檔案的憑證、參考等諸多作用之中，普通大眾仍然是通過(guò)檔案來(lái)作為重要的憑證。這主要是因?yàn)闄n案本身具有的真實(shí)性、原始性，再加上它具有其它任何材料無(wú)法替代的依據(jù)和憑證作用，所以它具有非常強(qiáng)的法律效益。

綜上所述，人事檔案不僅僅能夠?yàn)閱挝挥萌?、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)還可以為個(gè)人切身利益服務(wù)，幫助解決沒(méi)有檔案就無(wú)法解決的問(wèn)題。

所以對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，不管是在就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審，還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)，都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。由此可知，人事檔案的作用十分巨大。