現(xiàn)在對于工資條，有的企業(yè)發(fā)放紙質(zhì)工資條，有的是電子版。但是不管哪種形式的工資條，員工收到的工資條都只能顯示該員工的工資信息?；谶@一點，不少HR在做工資條的時候會感到頭大，做工資條的工作量可能要比做工資表的工作量還大。

大家都知道，一個企業(yè)每個人的工資條里顯示的工資分項都一樣，只是里面數(shù)據(jù)不同，那有沒有一種簡便的方法，讓發(fā)工資條“大事化小”呢？答案是肯定的。下面給大家介紹使用Word、Excel、Outlook，通過郵件批量給員工單獨發(fā)放工資條的方法。

其實，這種方法使用的是Word郵件合并功能，除了用于群發(fā)工資條外，還可用于批量制作員工牌、邀請卡等，非常的實用。需注意若使用的不是相同的版本，那么所顯示的界面和功能的位置會有所差異，以下操作供大家參考。

第一步：根據(jù)公司薪酬管理制度和國家法律法規(guī)，核算每個員工的月度工資，建立Excel版工資明細表。工資表中除工資中各項目字段外，還需要增加每位員工的“郵箱地址”，用于接收公司發(fā)送的工資條郵件。

第二步：用Word制作一份工資條模板，該模板就是要發(fā)送給每為員工的工資條內(nèi)容，需根據(jù)公司的實際情況和要求進行設(shè)計。Word工資條中所有字段必須在Excel工資明細表中能找到數(shù)據(jù)來源，但不一定要包括Excel中的所有字段。

第三步：確保Excel工資明細表和word工資條模板處于打開狀態(tài)，在Word工資條模板上依次點擊“郵件-開始郵件合并-郵件合并分步向?qū)А薄?/p>

第四步：在跳轉(zhuǎn)后頁面中的右側(cè)上部“郵件合并”窗口中，選擇“電子郵件”，然后在右側(cè)下部選擇“下一步：開始文檔”。而早期版本為“下一步：正在啟動文檔”。

第五步：在跳轉(zhuǎn)后頁面中的右側(cè)上部“想要如何設(shè)置電子郵件”中選擇“使用當前文檔”，然后在右側(cè)下部選擇“下一步：選取收件人”。

第六步：在跳轉(zhuǎn)后頁面中的右側(cè)上部“選擇收件人”中選擇“使用現(xiàn)有列表”，在右側(cè)中部選擇“瀏覽”，在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”窗口中，找到在步驟一創(chuàng)建的Excel工資明細表。然后，在彈出的“選擇列表”中，選擇帶有工資數(shù)據(jù)的那張表。

第七步：在彈出的“郵件合并收件人”窗口中顯示的是所有員工的數(shù)據(jù)，需要確保與工資表中的數(shù)據(jù)一致。每行數(shù)據(jù)前邊的“√”表示你選擇了要給該員工發(fā)送郵件，如果不給某位員工發(fā)郵件，在該員工前的“√”上點擊取消，然后點擊確定。

第八步：然后在跳轉(zhuǎn)后的頁面右側(cè)下部點擊“下一步：撰寫電子郵件”。

第九步：完成步驟八后，在Word工資條模板中，用鼠標光標放在（或點擊）工資條項目旁邊需要插入信息的位置。如需要在“員工姓名”后邊插入每位員工的姓名，就把光標點擊“員工姓名”后邊的單元格，在右側(cè)上部“撰寫電子郵件”欄中點擊“其他項目”；在彈出的窗口“插入合并域”選擇“員工姓名”后依次點擊“插入”、“關(guān)閉”，這一步驟是在Excel工資明細表和Word工資條之間建立“鏈接”關(guān)系。其它字段類似操作，依次重復前面的步驟就可以把Word文檔中所有需要鏈接的字段全部“插入”了Excel表中的具體內(nèi)容。這里需要注意的是：先把光標放在Word中需要插入的位置上，其次點擊“其他項目”，然后在列表中找到對應字段，最后點擊“插入”和“關(guān)閉”。

第十步：全部鏈接完成后，檢查鏈接無誤后，點擊右側(cè)下部選擇“下一步：預覽電子郵件”，可在右側(cè)上部選擇不同員工預覽；預覽無誤后點擊右側(cè)下部“下一步：完成合并”。

第十一步：在跳轉(zhuǎn)后的郵件選項窗口，點擊右側(cè)上部“電子郵件”。然后在跳轉(zhuǎn)后頁面中的“收件人”選擇Excel中員工的“郵件地址”，主題行就是郵件主題，郵件格式建議選擇“HTML”（發(fā)送時在文件正文且保留word所有格式）或者附件，發(fā)送記錄可選擇全部發(fā)送或部分發(fā)送。

第十二步：點擊“確定”后，系統(tǒng)自動啟動outlook并開始后臺自動發(fā)送。工資條郵件發(fā)送后，員工將會收到如下形式的郵件。如果你不希望工資條的內(nèi)容在郵件正文中顯示，而是作為郵件的附件，可以在步驟十一中將“郵件格式（M）”欄“HTML”改為選擇“附件”就可以實現(xiàn)。

完成以上所有步驟后，通過郵件批量給員工單獨發(fā)送工資條就可以順利實現(xiàn)。