制作出規(guī)范的工資表

在做好充足的準(zhǔn)備工作后，就可以制作工資表了。下面我們先分析工資表的結(jié)構(gòu)，之后再給出工資表的樣表，并詳細(xì)講解工資表中各項(xiàng)目的計(jì)算方法及注意事項(xiàng)。

了解工資表的結(jié)構(gòu)

工資表是詳細(xì)記錄工資、基本福利發(fā)放情況的表格，原則上要清晰明了、邏輯關(guān)系明確、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，一般的工資表包括以下結(jié)構(gòu)。

1.表頭、表尾

表頭一般包括文件名稱、統(tǒng)計(jì)周期和打印日期三項(xiàng)。大多數(shù)企業(yè)的工資是一月一發(fā)，所以工資表一般是一月一做，文件名稱一般為“××公司××××年××月工資明細(xì)表”。統(tǒng)計(jì)周期是指工資的計(jì)薪周期，企業(yè)一般采取“自然月(1—30/31日)”“16日—次月15日”或“21日—次月20日”等幾種方式，可依據(jù)企業(yè)的不同情況來(lái)確定。打印日期是指出表日期，一般在制作好工資表并準(zhǔn)備簽批前填寫此日期。

表尾一般包括備注、頁(yè)碼和工資表簽批人員、日期。備注是要對(duì)工資表進(jìn)行特別說(shuō)明或補(bǔ)充說(shuō)明的事項(xiàng)。工資表簽批流程一般包括“制表人”“審核人”和“批準(zhǔn)人”，如簽批人較多，可以增加“一級(jí)審核人”“二級(jí)審核人”或“HR經(jīng)理審核”“業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核”等，來(lái)區(qū)分不同的審核、批準(zhǔn)級(jí)別或職位人員。

2.員工基本信息

員工基本信息是工資表最左側(cè)的幾列固定項(xiàng)，用于明確員工的基本信息，一般包括“序號(hào)”“部門”“姓名”等，也可根據(jù)實(shí)際情況增加，如“工卡號(hào)”“職位”“二級(jí)部門”等。原則上，員工基本信息要盡量簡(jiǎn)短。

3.稅前工資細(xì)目及總額

絕大部分工資科目都是稅前工資。在這部分主要體現(xiàn)工資的具體細(xì)目，一般采用“基本/崗位工資+績(jī)效工資增項(xiàng)-績(jī)效工資減項(xiàng)+補(bǔ)貼/津貼增項(xiàng)-補(bǔ)貼/津貼減項(xiàng)+其他工資”的模式。

在明確工資細(xì)目的基礎(chǔ)上，要計(jì)算出匯總額，即以上述明細(xì)加減后得到的結(jié)果。

4.社會(huì)保險(xiǎn)/公積金個(gè)人和公司部分

請(qǐng)注意，社會(huì)保險(xiǎn)(五險(xiǎn))和公積金的個(gè)人繳納部分是列入稅前扣款的。雖然社會(huì)保險(xiǎn)(五險(xiǎn))和公積金的公司繳納部分不對(duì)個(gè)人扣款，但仍列入工資表中，用于人工成本總額統(tǒng)計(jì)。

5.考勤

考勤扣款也是列入稅前扣款部分的。一般使用考勤扣款的匯總數(shù)，但也有使用考勤扣款各細(xì)目的，如“遲到扣款”“事假扣款”等。

6.個(gè)人所得稅

一般是指?jìng)€(gè)人所得稅總數(shù)，但也可細(xì)分為“稅前總額”“扣稅基數(shù)”“速算扣除數(shù)”“個(gè)人所得稅額”等細(xì)項(xiàng)。

7.稅后增減項(xiàng)

對(duì)稅后的增減項(xiàng)要特別注意，尤其是稅后增項(xiàng)，需要查詢相關(guān)稅法來(lái)確定。

8.工資實(shí)發(fā)額

這一項(xiàng)是指實(shí)際發(fā)到員工手里的工資額。

9.工資總額

這部分一般包括“公司工資支出合計(jì)”“公司福利支出合計(jì)”和“公司人工成本支出合計(jì)”三項(xiàng)。這部分體現(xiàn)在工資表中主要是為人工成本總額統(tǒng)計(jì)做準(zhǔn)備工作。

10.其他補(bǔ)充信息

除以上工資表項(xiàng)目外，還可以添加其他補(bǔ)充信息，包括“身份證號(hào)”“銀行賬號(hào)”“發(fā)薪地”“備注”等。

工資表樣表

通過(guò)分析工資表的結(jié)構(gòu)，我們可以得出通行的工資表樣表，見表。

工資表樣表

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工資表各項(xiàng)目的計(jì)算及注意事項(xiàng)

1.工資表中的主要邏輯關(guān)系

工資表中主要包含以下幾種邏輯關(guān)系。

(1)基本工資+績(jī)效工資+補(bǔ)貼=工資總額；

(2)工資總額-養(yǎng)老(個(gè)人)-醫(yī)療(個(gè)人)-失業(yè)(個(gè)人)-住房(個(gè)人)-考勤扣款-個(gè)人所得稅+其他補(bǔ)貼-其他扣款=工資實(shí)發(fā)；

(3)養(yǎng)老(公司)+醫(yī)療(公司)+失業(yè)(公司)+工傷(公司)+生育(公司)+住房(公司)=公司福利支出合計(jì)；

(4)工資總額-考勤扣款+其他補(bǔ)貼-其他扣款+公司福利支出合計(jì)=公司支出合計(jì)。

2.工資表制作的工具

一般公司規(guī)模不大或內(nèi)部信息化建設(shè)較弱時(shí)，多使用Microsoft Excel制作工資表。在用Excel制作工資表時(shí)，注意多使用Excel中的工具來(lái)保證準(zhǔn)確性和提高效率。以下就是用Excel做工資表時(shí)常用的小工具。

● 設(shè)置計(jì)算公式：加、減、乘、除、IF、SUM、COUNT、ROUND等；

● 統(tǒng)計(jì)：自動(dòng)求合(∑)、分類合并、分類匯總等；

● 數(shù)據(jù)分析：排序、篩選、數(shù)據(jù)透視表等。

有些公司配備內(nèi)部MIS系統(tǒng)或購(gòu)買了專業(yè)的E-HR系統(tǒng)，其中包含薪酬模塊，基本的思路不會(huì)有太大的變化，配備系統(tǒng)后可大大減少工作量，提高效率和準(zhǔn)確度。

3.工資表中人員的增減項(xiàng)

(1)人員的增減需要參考準(zhǔn)備工作中的《新進(jìn)員工統(tǒng)計(jì)表》和《離職員工統(tǒng)計(jì)表》；

(2)如有重名時(shí)，需要單獨(dú)加注標(biāo)記；

(3)離職人員當(dāng)月變更工資內(nèi)容后，下月再?gòu)谋碇袆h除。

4.工資表的人員部門調(diào)整項(xiàng)

(1)人員部門調(diào)整主要參考準(zhǔn)備工作中的《調(diào)動(dòng)員工統(tǒng)計(jì)表》；

(2)在當(dāng)月可能會(huì)分兩個(gè)部門做同一調(diào)動(dòng)人員的工資，按照出勤情況進(jìn)行工資拆分；

(3)注意在下月中刪除原部門人員，避免重復(fù)計(jì)算。

5.工資表中基本工資項(xiàng)

基本工資項(xiàng)的數(shù)額需要綜合參考準(zhǔn)備工作中的《新進(jìn)員工統(tǒng)計(jì)表》《離職員工統(tǒng)計(jì)表》《調(diào)動(dòng)員工統(tǒng)計(jì)表》《轉(zhuǎn)正員工統(tǒng)計(jì)表》《工資調(diào)整統(tǒng)計(jì)表》等幾個(gè)表的相關(guān)內(nèi)容，工資表中的調(diào)整量一般不大。

6.工資表中的績(jī)效工資項(xiàng)

績(jī)效工資項(xiàng)的數(shù)額主要參考準(zhǔn)備工作中的《績(jī)效考核結(jié)果表》，輔助參照《新進(jìn)員工統(tǒng)計(jì)表》《離職員工統(tǒng)計(jì)表》《調(diào)動(dòng)員工統(tǒng)計(jì)表》《轉(zhuǎn)正員工統(tǒng)計(jì)表》《工資調(diào)整統(tǒng)計(jì)表》等幾個(gè)表的相關(guān)內(nèi)容。

績(jī)效工資一般調(diào)整量比較大，尤其是實(shí)行計(jì)件、按月提成、按項(xiàng)目考核等制度時(shí)，考核周期越短，績(jī)效工資的月度調(diào)整量就越大。

7.工資表中的稅前稅后補(bǔ)貼項(xiàng)

稅前稅后補(bǔ)貼項(xiàng)的數(shù)額主要參考準(zhǔn)備工作中的《員工補(bǔ)貼統(tǒng)計(jì)表》和《員工扣款統(tǒng)計(jì)表》，輔助參考《新進(jìn)員工統(tǒng)計(jì)表》《離職員工統(tǒng)計(jì)表》《調(diào)動(dòng)員工統(tǒng)計(jì)表》《轉(zhuǎn)正員工統(tǒng)計(jì)表》《工資調(diào)整統(tǒng)計(jì)表》等幾個(gè)表的相關(guān)內(nèi)容。

一定要注意補(bǔ)貼、扣款項(xiàng)的個(gè)人所得稅前和個(gè)人所得稅后的區(qū)分，原則上大部分補(bǔ)貼都是稅前的，只有符合勞動(dòng)法規(guī)定的解除勞動(dòng)合同補(bǔ)償金放在稅后；屬于個(gè)人承擔(dān)的支出扣款必須放在稅后，如宿舍費(fèi)、班車費(fèi)等。如何確定稅前稅后補(bǔ)貼項(xiàng)需要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)稅法規(guī)定，或咨詢當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)，否則，在企業(yè)接受稅務(wù)審計(jì)時(shí)，可能會(huì)被要求補(bǔ)繳稅款。

8.工資表中的社保、公積金

社保、公積金項(xiàng)的數(shù)額主要參考準(zhǔn)備工作中的《員工社保/公積金統(tǒng)計(jì)表》。在工資表中，一般會(huì)把社保、公積金的個(gè)人和公司繳納部分都放進(jìn)去，應(yīng)注意在計(jì)算實(shí)發(fā)工資額時(shí)不要誤算社保、公積金的公司繳納部分。

9.工資表中的考勤扣款

考勤扣款項(xiàng)的數(shù)額主要參考準(zhǔn)備工作中的《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》，輔助參照《新進(jìn)員工統(tǒng)計(jì)表》《離職員工統(tǒng)計(jì)表》《調(diào)動(dòng)員工統(tǒng)計(jì)表》《轉(zhuǎn)正員工統(tǒng)計(jì)表》等幾個(gè)表的相關(guān)內(nèi)容。

考勤扣款額計(jì)入工資表時(shí)是一個(gè)合計(jì)額，而且，有部分企業(yè)還會(huì)設(shè)定如“每月遲到3次以內(nèi)且每次遲到10分鐘以內(nèi)不扣款”等人性化的條款，所以需要注意考勤計(jì)算的準(zhǔn)確性。

10.工資表中的個(gè)人所得稅

個(gè)人所得稅項(xiàng)的金額是根據(jù)個(gè)人所得稅法的要求計(jì)算的，個(gè)人所得稅的計(jì)算內(nèi)容在本章第4小節(jié)會(huì)做詳細(xì)敘述。

11.工資表中的總額統(tǒng)計(jì)

工資總額統(tǒng)計(jì)基于工資表內(nèi)容的全面、完整，這也是把社保、公積金的公司繳納部分也放入工資表中的原因。工資總額統(tǒng)計(jì)是薪酬總額預(yù)算和統(tǒng)計(jì)分析的重要基礎(chǔ)。

12.其他注意事項(xiàng)

(1)原則上，工資表內(nèi)數(shù)額均以“元”為單位，取小數(shù)點(diǎn)后兩位，即計(jì)至“分”；

(2)工資表做完后打印，每頁(yè)均須有表頭和表尾；

(3)制表人、審核人、審批人簽批需要每頁(yè)都簽字，并填寫日期；

(4)工資表原件(包括準(zhǔn)備工作的相關(guān)表格)原則上保存五年以上。

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