在解雇一名員工之前，確保擁有支持解雇原因的文件，包括評估、報告等。為確保終止的理由是有效且合理的，企業(yè)需要認(rèn)真審查這些文件。合同終止不能基于歧視、報復(fù)或其他非法理由。一些缺乏法律經(jīng)驗(yàn)的員工所寫的電子郵件或文件往往包含情緒化的、個人的或煽動性的言論。如果雇員最終對簿公堂，而雇主想依靠這些證據(jù)來做為終止合同的依據(jù)，那么這些證據(jù)就不能很好地反映問題。為了避免這種情況，要確保所支持的證據(jù)是真實(shí)的、沒有偏見的和客觀的。
提前規(guī)劃解雇會議的后勤工作是確保會議順利進(jìn)行的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)該考慮在哪里舉行會議，誰會參加。
首先，企業(yè)必須確保會議場所是私有的和機(jī)密的。這對小公司來說是一個挑戰(zhàn)，因?yàn)榧词褂袝h室，其他員工偶爾也會經(jīng)過。為了盡可能地減少流言蜚語，如果辦公室不便保密，那就在私人的非辦公地點(diǎn)開會，并計劃如何在不引起懷疑的情況下通知員工。
其次，在解雇方面有經(jīng)驗(yàn)的公正代表(通常是人力資源代表或辦公室經(jīng)理)應(yīng)該主持解雇會議。除了主持會議的人之外，還要有一名公正地證人在場，記錄會議期間發(fā)生的事情。在開會之前，準(zhǔn)備好一份演講稿或大綱，內(nèi)容包括會議內(nèi)容以及如何回答員工的問題。同時還要練習(xí)如何傳達(dá)信息，記住要尊重員工，使用清晰、客觀、符合事實(shí)的陳述。不要試圖引誘員工進(jìn)行爭論，否則會激化已經(jīng)很情緒化的討論。如對安全有任何顧慮，應(yīng)安排保安或其他保安措施，并在會議結(jié)束時護(hù)送員工離開會場。
最后，準(zhǔn)備一份客觀備忘錄，詳細(xì)說明終止的原因，并附上文件。不要包含個人的評論、情緒、猜測或其他非事實(shí)性的信息，因?yàn)槿绻麊T工決定提起訴訟，本備忘錄可能會被用作證據(jù)來為終止合同辯護(hù)。
雇主必須在解雇會議期間向雇員提供最后一筆工資。最后的工資必須包括所有掙得的工資、應(yīng)計假期、個人休假、傭金或獎金。
此外，確保向員工提供所有與適用福利(包括退休福利和保險/COBRA信息，如果適用)和失業(yè)福利相關(guān)的文件。
在會議期間收集公司一切財產(chǎn)(鑰匙、門禁卡、筆記本電腦、公司手機(jī)、停車卡等)，并確保員工不會再有包括電子郵件賬戶和語音郵件在內(nèi)的任何電子訪問記錄。在合適地時間切斷員工的訪問是很重要的。如果過早切斷訪問通道，員工就會起疑心。反之，企業(yè)在合同終止后的數(shù)小時或數(shù)天訪問才切斷通道，員工可以收集信息和證據(jù)來支持他們可能對企業(yè)提出的任何法律索賠。為了避免這些問題，一定要在會議之前與相關(guān)代表進(jìn)行協(xié)調(diào)，以確保在員工參加會議時切斷所有電子訪問。
在解雇會議期間，讓員工簽字確認(rèn)已經(jīng)歸還了公司的所有財產(chǎn)和信息，并且沒有備份。如果員工在雇傭時簽署了保密協(xié)議，提醒他們在離職后繼續(xù)承擔(dān)保密義務(wù)且仍受這些義務(wù)的約束。
每份終止合同都有不同地方面需要考慮，所以最明智的做法是咨詢有經(jīng)驗(yàn)的法律顧問，了解具體情況的風(fēng)險和好處。法律顧問可以根據(jù)具體情況指導(dǎo)企業(yè)完成整個流程，并提供一些有用的想法供企業(yè)參考。
解雇員工可能會讓人感到壓力和不舒服，尤其是對那些不熟悉這個過程的雇主來說。遵循以上步驟將有助于使整個過程有序、高效，如果有必要的話，還能使整個過程更具安全性。
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