效率和文化都是長期的戰(zhàn)略問題，它們是相輔相成的。當(dāng)員工接受了提高個(gè)人效率所需的培訓(xùn)，并具備了提高團(tuán)隊(duì)效率所需的結(jié)構(gòu)，企業(yè)就可以創(chuàng)造一種文化，讓自己的人力和財(cái)力資源得到最大限度的發(fā)揮。
以下是提高工作效率的三條文化建議:
1. 了解個(gè)人時(shí)間管理
如果員工想要繼續(xù)高效地管理他們的時(shí)間而不需要企業(yè)的監(jiān)督，那么他們需要掌握整個(gè)過程。
我們生活在信息時(shí)代。有了可用的技術(shù)工具，員工可以獲得比以前更多的信息。從表面上看，加快信息的傳遞似乎是邁向更高效率的一步。但有一個(gè)問題：這種高速信息伴隨著分散注意力的數(shù)字通知的增加和快速響應(yīng)的預(yù)期。
為什么這些無關(guān)緊要的信息會(huì)如此有效地分散我們的注意力？隨著科技“節(jié)省”了如此多的時(shí)間，我們很容易相信，在更密集的項(xiàng)目中，我們會(huì)有一秒鐘的時(shí)間來完成小任務(wù)和個(gè)人興趣。但是，即使科技讓一只手有時(shí)間，它也會(huì)讓另一只手有時(shí)間來做一些小的分散注意力的事情——每一件小的分散注意力的事情所花費(fèi)的時(shí)間都比查看社交媒體或轉(zhuǎn)發(fā)一個(gè)表情包所花費(fèi)的時(shí)間要多。研究發(fā)現(xiàn)，在一次分散注意力之后，回到工作崗位需要20分鐘。有了智能手機(jī)，控制網(wǎng)上的干擾就更難了。
因此，企業(yè)不如專注于教育員工有效的時(shí)間管理。
2. 開發(fā)有效的協(xié)作
有效時(shí)間管理的原則延伸到團(tuán)隊(duì)訓(xùn)練。教會(huì)團(tuán)隊(duì)成員如何識(shí)別和防止工作中的干擾會(huì)有很大幫助。一位同事要求快速處理一些事情，就像一條短信一樣可以打斷一個(gè)人的工作流程。
這就是理解時(shí)間管理原則與企業(yè)的文化相交叉的地方。員工是否期待即時(shí)回復(fù)？如果員工沒有立即做出回應(yīng)，會(huì)發(fā)生什么？當(dāng)這個(gè)請(qǐng)求來自于一個(gè)處于領(lǐng)導(dǎo)地位的人會(huì)發(fā)生什么？員工如何優(yōu)先安排他們一天的工作？
隨著時(shí)間的推移，員工學(xué)會(huì)了如何回答這些問題。人們將在政策和個(gè)人解釋的混合中找到自己的道路，并努力滿足人們的期望。如果領(lǐng)導(dǎo)沒有充分傳達(dá)這些期望，那么員工除了從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)，做出相應(yīng)的反應(yīng)，并抱最好的希望之外，別無選擇。
與其被動(dòng)應(yīng)對(duì)，不如主動(dòng)幫助團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)如何更有效地工作。
根據(jù)使命、愿景和價(jià)值觀不同，每個(gè)企業(yè)的協(xié)作都是不同的。但是，員工對(duì)組織結(jié)構(gòu)了解得越多，他們就越會(huì)意識(shí)到，拖延和變更并不意味著要破壞其他人在生產(chǎn)鏈上的努力。
3.積極主動(dòng)地對(duì)待工作表現(xiàn)
前兩個(gè)技巧側(cè)重于在企業(yè)中建立信任文化的積極主動(dòng)的努力。如果信任的前半部分是理解，那么另一半就是責(zé)任。發(fā)展這種問責(zé)制會(huì)導(dǎo)致提高工作效率的第三個(gè)積極步驟：定期績效管理。
哪一種方式更有效:每年提供一次深入的反饋，還是全年定期識(shí)別和響應(yīng)問題？一年一次的計(jì)劃可能對(duì)薪酬評(píng)估是有效的，但等待認(rèn)可和反饋的時(shí)間越長，就會(huì)讓每天的小低效持續(xù)的時(shí)間越長。
定期的績效評(píng)估和溝通有助于解決阻礙員工執(zhí)行時(shí)間管理和協(xié)作原則的問題。如果一名員工知道他可以在不影響晉升機(jī)會(huì)的情況下尋求管理者的支持，那么他也知道，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，他不必推卸責(zé)任。
同樣，關(guān)于如何提高工作效率的討論需要集中在改進(jìn)的真正驅(qū)動(dòng)力上：開發(fā)員工的能力和技能。這有助于正確看待績效管理的時(shí)間和資源成本，將其視為對(duì)員工的投資，而不是對(duì)資金的低效使用。
當(dāng)企業(yè)實(shí)施了這三個(gè)技巧，將會(huì)在提高工作效率方面做得更好。企業(yè)將建立一種聯(lián)系緊密、高效的企業(yè)文化。
]]>首先，首先要問自己，員工是否真的喜歡和雇主聊天。解決此問題的最佳方法是查看在雇主辦公室停下來進(jìn)行交談的人數(shù)。他們來自公司的各個(gè)層面嗎？他們以什么頻率來雇主辦公室？是否只有表現(xiàn)出色的人或管理人員出現(xiàn)？如果是這樣，則說明不起作用。雇主發(fā)送的消息以某種方式表明雇主只歡迎某些員工。
接下來，即使只有一群喜歡的人來訪，也要看正面評(píng)論與負(fù)面評(píng)論和提出的問題的比例。如果所有討論或大部分討論都是積極的，則雇主必須問自己和其他人，是否氣氛或企業(yè)文化允許存在分歧或質(zhì)疑。這些人是否認(rèn)為可以提出棘手的問題并與雇主討論具有挑戰(zhàn)性的問題？
“小組思考”：這是小組或團(tuán)隊(duì)不愿挑戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)者的過程的正式名稱，從而展現(xiàn)出一切都很好的印象，即使事實(shí)并非如此。集體思維對(duì)于以自己的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格感到自豪的老板來說，是一種普遍的自我提升。沒有負(fù)面反饋或來自他人的挑戰(zhàn)，很容易使雇主相信自己的想法得到他人的支持和證實(shí)。雇主可以采取什么措施來釋放與更多員工的交流，并以更現(xiàn)實(shí)的方式進(jìn)行交流，使正面和負(fù)面的信息都得以交換？
第一個(gè)辦法是邀請(qǐng)來自不同部門和不同層級(jí)的隨機(jī)人員進(jìn)入辦公室，會(huì)議室或其他開放區(qū)域?？梢允褂檬苎叩囊庖姙檫@些會(huì)議創(chuàng)建議程，也可以進(jìn)行公開會(huì)議，讓人們討論他們選擇的主題或詢問您自發(fā)的問題。還可以舉辦能夠提高士氣的主題會(huì)議，這些主題包括士氣，薪水，生產(chǎn)率，福利，職業(yè)機(jī)會(huì)等。
另一個(gè)建議是每月或每季度召開一次大型會(huì)議，邀請(qǐng)所有員工參加。問題可以口頭表達(dá)，也可以寫下來并提前提交。（當(dāng)員工希望匿名時(shí)，最好使用后者。）雖然這種較大的格式不能提供在非正式論壇上與人見面的機(jī)會(huì)，但至少可以為員工提供與雇主接觸的機(jī)會(huì)，并為雇主提供展示形象的機(jī)會(huì)。通過花時(shí)間定期與員工見面，以積極的方式傾聽他們的問題和評(píng)論并給予尊重，雇主將展示并營造您希望創(chuàng)造的氛圍。
]]>1. 文檔記錄
企業(yè)中的每種工作都遵循一個(gè)過程。有一個(gè)最佳接聽電話的程序。有一個(gè)運(yùn)送產(chǎn)品的程序。
在大多數(shù)小企業(yè)中，如何做每件事的知識(shí)都停留在企業(yè)家的頭腦中。在員工缺乏知識(shí)的情況下，員工要么猜測應(yīng)該做什么，要么不斷地向雇主提出問題，這些問題比雇主自己采取行動(dòng)需要更長的時(shí)間來回答。
要解決這一難題，請(qǐng)將如何完成業(yè)務(wù)中常見任務(wù)的逐步過程記錄下來。有三種方法:
寫一本程序手冊(cè)，描述如何執(zhí)行一項(xiàng)任務(wù)。
創(chuàng)建一個(gè)描述步驟的清單——假設(shè)你的員工已經(jīng)具備完成每個(gè)步驟的技能，但經(jīng)常忘記或跳過步驟。
在執(zhí)行任務(wù)的時(shí)候，用手機(jī)拍個(gè)視頻，大聲解釋在做什么，為什么要做。
下次給員工分配任務(wù)時(shí)，只要給手冊(cè)、檢查表或視頻教程就行了。
2. 文檔的決策指南
雇主每天都要做大大小小的決定。要在不讓自己發(fā)瘋的情況下發(fā)展業(yè)務(wù)，但不能只把任務(wù)委派給別人。還得把決定權(quán)交給別人。讓別人做出好的決定的關(guān)鍵是為他們提供雇主個(gè)人使用的決策指導(dǎo)。
通過一套決策標(biāo)準(zhǔn)來做某個(gè)決定。如果雇主想把自己從這些決定中解脫出來，那就把自己通常下意識(shí)使用的決策標(biāo)準(zhǔn)寫下來，然后把清單給別人。
例如，員工可以使用三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來做出任何與客戶服務(wù)相關(guān)的決策，而這些決策在流程中還沒有記錄:
這個(gè)決定能保護(hù)企業(yè)的聲譽(yù)嗎?
這個(gè)決定對(duì)顧客有利嗎?
執(zhí)行該決定的成本是否低于規(guī)定的價(jià)格？
如果所有的回答都是肯定的，員工可以自己做決定，而不必先問雇主。如果需要花費(fèi)的價(jià)格在規(guī)定的范圍內(nèi)，他們?nèi)匀豢梢宰约鹤鰶Q定，但需要在事后通知雇主。如果費(fèi)用超過規(guī)定的價(jià)格，他們需要先問雇主。
3.創(chuàng)建一個(gè)計(jì)劃。
為了確保正確的事情在正確的時(shí)間以正確的方式完成，雇主需要遵循最后一步:創(chuàng)建一個(gè)時(shí)間表。為公司的每個(gè)職位創(chuàng)建一個(gè)每日、每周、每月和季度的任務(wù)清單。對(duì)于更復(fù)雜的任務(wù)，請(qǐng)參考工作人員可以找到的過程手冊(cè)、檢查表或說明如何完成任務(wù)的視頻教程。
遵循這三個(gè)步驟，任務(wù)就會(huì)完成，決策就會(huì)做出，事情就會(huì)按時(shí)完成，只需要雇主的一點(diǎn)點(diǎn)參與。
]]>1. 避免微觀管理
企業(yè)需要反思，自己是否能夠把重視的項(xiàng)目交給一個(gè)備受信任、具備能力，而且也渴望把工作做好的下屬?
如果企業(yè)只是不停地檢查，省掉項(xiàng)目步驟，并確保員工按照所希望的那樣工作，那么也許企業(yè)需要放松控制。解放員工，讓他們的實(shí)力得到發(fā)揮，讓他們的生產(chǎn)力得到提高。
2. 讓員工負(fù)責(zé)大型項(xiàng)目
當(dāng)呆滯的眼神開始出現(xiàn)在最重視的員工的眼睛上，但企業(yè)不知道為什么時(shí)，企業(yè)需要明白他們每天都對(duì)同樣的工作感到厭煩，感到缺乏靈感和疲憊。
作為回應(yīng)，回想一下可能被擱置的大項(xiàng)目。如果感到乏味的員工的才能和這個(gè)項(xiàng)目的需求相交，那么企業(yè)可能會(huì)看到生產(chǎn)力的爆炸和未來項(xiàng)目的新活力。
3.為員工提供適當(dāng)?shù)闹С?/h2>
如果沒有適當(dāng)?shù)募夹g(shù)或軟件應(yīng)用程序，員工很難跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展情況。在沒有達(dá)成一致的策略或授權(quán)的情況下與客戶談判也是一種挑戰(zhàn)。如果老板對(duì)員工的每一個(gè)舉動(dòng)和失誤都做出反應(yīng)，而不是在事情變得有挑戰(zhàn)性的時(shí)候依靠經(jīng)理的幫助，那么要想提高工作效率就更加困難了。
企業(yè)需要鼓勵(lì)員工尋求幫助。當(dāng)員工要求幫助時(shí)，他們會(huì)真誠地回應(yīng)團(tuán)隊(duì)成員的需要，從而取得成功并富有成效。
4. 促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作交流
一個(gè)團(tuán)隊(duì)是否在保護(hù)他們的知識(shí)產(chǎn)權(quán)不被另一個(gè)團(tuán)隊(duì)侵犯，而這個(gè)團(tuán)隊(duì)反過來又在保護(hù)他們的信息不被下一個(gè)團(tuán)隊(duì)侵犯?
企業(yè)想辦法把這些不同的團(tuán)隊(duì)聚集在一起，這樣他們不僅可以共享信息，還可以變得更好、更高效、更成功。這種上升趨勢的概念提升了團(tuán)隊(duì)和每個(gè)團(tuán)隊(duì)中的個(gè)人，同時(shí)也提升了公司的業(yè)績和利潤。
5. 發(fā)揮員工的長處
企業(yè)是否在固有的弱點(diǎn)領(lǐng)域?qū)T工的表現(xiàn)進(jìn)行批評(píng)？如果是這樣的話，企業(yè)可以考慮將這些精力用員工的自然優(yōu)勢來映射公司的需求。雖然后天的學(xué)習(xí)在技能領(lǐng)域上很重要，但利用天賦和優(yōu)勢同樣重要。
6. 了解員工的工作動(dòng)機(jī)
一些人的動(dòng)機(jī)是工資獎(jiǎng)金，另一些人的動(dòng)機(jī)是諸如健身設(shè)施等福利。而還有一些人則是受到認(rèn)可和贊揚(yáng)。企業(yè)需要意識(shí)到激勵(lì)一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的因素可能與激勵(lì)一個(gè)成員的因素不同，這對(duì)確保企業(yè)根據(jù)個(gè)人定制獎(jiǎng)勵(lì)是至關(guān)重要的。因此，一個(gè)人越有動(dòng)力，他的效率就越高。
激勵(lì)員工的想法可能會(huì)讓人覺得是一項(xiàng)艱巨而艱巨的任務(wù)，但是考慮一下如何精確的、小規(guī)模的行動(dòng)，比如上面列出的那些，可以一點(diǎn)一點(diǎn)地來幫助團(tuán)隊(duì)提高生產(chǎn)力。
]]>短期來看，不吃午飯不休息的勤勞員工似乎可以讓公司受益，但從長遠(yuǎn)來看，這可能會(huì)造成員工的倦怠，隨之而至的就是工作效率的日益低下。雖然許多員工通過午餐工作很常見，但最近的一項(xiàng)研究強(qiáng)調(diào)了員工在辦公室午休的重要性。當(dāng)員工們?nèi)诓⒆鲀煽诳焖俪缘粑绮停挚焖倩氐焦ぷ鳡顟B(tài)時(shí)，其實(shí)他們的注意力一直沒有從工作上移開，過短的時(shí)間間隔，直到影響了下午的工作效率，產(chǎn)生不可逆的長時(shí)間倦怠。如果當(dāng)這種行為持續(xù)很長時(shí)間，公司生產(chǎn)力會(huì)受到了巨大的打擊。所以，公司需要重視員工的午休時(shí)間。
一、鼓勵(lì)員工休息
大約20％的員工表示他們不會(huì)休午休，因?yàn)樗麄儞?dān)心他們的老板會(huì)認(rèn)為他們不夠努力，從而錯(cuò)失升職加薪的機(jī)會(huì)。但事實(shí)證明這種恐懼是有道理的：22％的老板認(rèn)為長時(shí)間午休的員工并不勤奮。午休的員工中有13％不想被同事評(píng)判，38％的公司覺得不應(yīng)該鼓勵(lì)午休。
公司缺乏午休是錯(cuò)誤的，因?yàn)樵撗芯繄?bào)告稱，90％的員工在適當(dāng)?shù)奈缧莺蟾械缴袂鍤馑⒖梢愿e極的重返工作崗位。不僅如此，81％的員工都渴望公司可以鼓勵(lì)午休，這樣做的好處是保持心理健康和增加創(chuàng)造力。
二、改變公司文化
改變“減少午休時(shí)間能更好完成工作”的傳統(tǒng)心態(tài)可能很棘手，但這里有一些調(diào)整公司文化的建議：
1.重新設(shè)計(jì)休息室。至少讓員工知道公司為他們準(zhǔn)備了指定的休息室，當(dāng)他們需要一些時(shí)間離開辦公桌時(shí)，還有什么地方可以去。添加舒適的家具和指定的飲食區(qū)甚至更好。
2.開始午休獎(jiǎng)勵(lì)。沒有什么能比獎(jiǎng)勵(lì)更能鼓勵(lì)人們休息了。讓員工抽出休息時(shí)間，然后給與一定的獎(jiǎng)勵(lì)將確保每個(gè)人都能得到休息。
3.傳達(dá)午休的益處。很多人可能沒有意識(shí)到不午休會(huì)造成額外的壓力，對(duì)員工身體也會(huì)造成很大影響。在召開會(huì)議時(shí)告訴員工，公司非常鼓勵(lì)他們午休，不僅能讓員工更舒適也會(huì)覺得公司十分人性化。
]]>一、統(tǒng)計(jì)員工上班天數(shù)
案例：下圖為螞蟻8月份的考勤明細(xì)表局部，現(xiàn)要求根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)每個(gè)人員的上班天數(shù)。
做法：
第一步：篩選重復(fù)項(xiàng)
處理從考勤機(jī)里導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，首先要考慮的是重復(fù)打卡的問題，因?yàn)橛械娜藶榱舜_保打卡成功會(huì)多打一次，這樣的話，同一時(shí)間段，就可能出現(xiàn)至少2條記錄。
比如該表格中螞蟻A就在8月4日打卡了兩次
【解決辦法】
①建立重復(fù)標(biāo)準(zhǔn)：
判斷表格中的重復(fù)值，必須滿足3個(gè)條件：姓名、日期、時(shí)間段一樣，才算重復(fù)。
此時(shí)，單個(gè)條件計(jì)數(shù)使用COUNTIF函數(shù)，多個(gè)條件計(jì)數(shù)使用COUNTIFS函數(shù)。
②在F列建立一個(gè)輔助列，在F2單元格里輸入公式
后回車，再向下復(fù)制即可
第二步：對(duì)數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
【做法】
點(diǎn)擊插入，選擇數(shù)據(jù)透視表，得到如下頁面后，按確定即可
此時(shí)會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到數(shù)據(jù)透視表所在頁面
第三步：將數(shù)據(jù)透視表字段中把字段拖動(dòng)相應(yīng)的區(qū)域，完成布局。
此時(shí)即可得到一張清晰的員工上班天數(shù)統(tǒng)計(jì)表
二、有關(guān)遲到的函數(shù)公式運(yùn)用
案例：下圖為螞蟻員工某日的打卡情況，需要根據(jù)表格內(nèi)容填寫上下班打卡情況
要求：在8:30后打卡的為遲到
做法：
在E2單元格中輸入公式
三、早退函數(shù)公式運(yùn)用
案例：依然是螞蟻員工某日打卡情況表，現(xiàn)在需要根據(jù)下班打卡時(shí)間對(duì)下班打卡情況進(jìn)行填寫
要求：在18:40前打卡的為早退
做法：
在F2單元格中輸入公式
后回車，再向下復(fù)制即可
以上就是關(guān)于使用Excel提高考勤處理效率的幾個(gè)方法啦，如果你覺得仍然麻煩，可以選擇下載已經(jīng)自帶函數(shù)計(jì)算功能，更全面更方便的考勤表模板，效率提升更顯著哦
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